GDPR a tlačiarne

Od mája 2018 je v platnosti nariadenie o ochrane osobných údajov GDPR (General Data Protection Regulation). Akékoľvek podnikanie v rámci Európskej únie, či ide o veľké firmy alebo malé firmy a internetový predaj, podlieha dodržiavaniu pravidiel a požiadaviek. V prípade ich nesplnenia hrozí firme pokuta, ktorá môže byť v niektorých prípadoch likvidačná. Detailné definovanie nariadenia, ako aj všetky potrebné informácie, nájdete na stránke Úradu pre ochranu osobných údajov Slovenskej Republiky.

V tomto článku sa pozrieme na to, ako môže firma prispieť k správnej ochrane osobných údajov pomocou výberu multifunkčného zariadenia.

Každá firma a živnostník, ktorý zamestnáva iba 2 – 5 ľudí prichádza do styku s osobnými údajmi svojich zamestnancov. Tlačiareň je využívaná na personálnom, marketingovom aj ekonomickom oddelení, kde minimálne jeden človek pracuje s osobnými údajmi a zariadením, ktoré je pripojené na firemnú sieť. Zariadenie by malo spĺňať niekoľko štandardných alebo voliteľných ochranných prvkov, ktoré často obsahuje balík bezpečnostných opatrení priamo od výrobcu.

Zamerajte sa najmä na tieto veci

• Dbajte na to, aby bola tlač vo firme zabezpečená a vytlačené údaje vydávajte ľuďom až po predložení čipovej karty alebo zadaní PIN kódu,
• Zabezpečte ochranu a šifrovanie celej firemnej siete, najmä pri využívaní prenosu tlačových dát medzi zariadeniami (PC, notebook, mobil),
• Využite možnosť mazania pevného disku v tlačiarni,
• Bezpečne ukladajte tlačené dokumenty a ich kópie s osobnými údajmi, opatrní a dôslední buďte aj pri skenovanom obsahu,
• Staršie dokumenty, ktoré už nepotrebujete, bezpečne zlikvidujte napríklad skartovaním s vysokým stupňom ochrany,
• Myslite aj na ľudský faktor, ktorý je možné ovplyvniť pravidelnými školeniami zamestnancov v oblasti GDPR a bezpečnosti práce s osobnými údajmi.

Výber tlačiarne so zreteľom na GDPR je dôležitý pre všetky oddelenia vašej firmy – personálne, ekonomické, marketingové atď. Rovnako postupujte aj v prípade, že vlastníte malú firmu, kde jeden človek zastáva viacero funkcií, ale aj v prípade živnosti, kedy máte databázu osobných údajov klientov, partnerských firiem alebo svojich vlastných.

V prípade, že nemáte v otázke GDPR jasno, môžete využiť služby odborníkov, ktorí vám vypracujú návod, ako bezpečne zaobchádzať s osobnými údajmi konkrétne pre vašu firmu.

Ďaľšie články ...